ما هي إدارة علاقات الموردين وما أهميتها؟

جدول المحتويات

تعريف إدارة العلاقات مع الموردين

تعريف إدارة العلاقات مع الموردين

تعرف إدارة العلاقات مع الموردين على أنها الطريقة لإدارة الأعمال مع البائعين الذين يقومون توريد المواد أو السلع أو الخدمات إلى الشركة المصنعة، متضمنة تقييم هذه العلاقة ومعرفة الكيفية المناسبة لتحسين أدائها. وبذلك ثم يقوم المنتجون من خلال النظر إلى كل بائع، بتحديد، الأهم بالنسبة للعمل، وبالتالي تكوين علاقة عمل متينة مع البائعين الذين يتعاملون معهم. ويتم ذلك من قبل متخصصين مشاركين في إدارة السلاسل التوريدية، والذين هم على تواصل دائم مع البائعين، لذلك غالباً ما يشار إلى هذا المصطلح باسم إدارة سلسلة التوريد، أو إدارة عمليات الشراء، ومع هذا فإن هناك اختلاف بين إدارة علاقة التوريد أو عمليات الشراء والمجالات الأخرى المتعلقة بالمصطلح، فاتفاقيات الخدمة والتكاليف بين المؤسسات والبائعين هي الهدف من الإدارة، من ناحية أخرى فإن المشتريات هي التي تكون هدفاً للشراء، وبالتالي فإن مجاله هو التعامل مع طلب البضائع والعقود والفواتير وطريقة السداد وغير ذلك مما يتعلق بالعملية التجارية.

ما هي أهمية إدارة علاقات الموردين؟

لإدارة علاقات الموردين أهمية كبرى فيما يتعلق بالاستيراد أو التصدير أو عقد الصفقات التجارية أو غير ذلك مما يتبع العمليات اللوجستية والتجارية بشكل عام، فهناك العديد من الأسباب التي تكسب إدارة علاقات الموردين أهمية كبرى، نذكر من أهمها:

1. تقليل التكاليف

تستند العلاقات مع الموردين على الحوافز المدفوعة، فعندما تبدأ علاقات جديدة مع الموردين، يكون هناك وسيلة مهمة وأساسية لخفض التكاليف، وذلك عبر إيجاد علاقة المنفعة المتبادلة لتوفير النفقات على المدى البعيد، وهذا ما يمكنه أن يساعد في تطوير العلاقات وأفق التعاون مع الموردين، وبالتالي إيجاد حلول لما يتعلق بالتأخير أو التوفير أو حتى التي تتعلق بجودة المواد وغيرها مما يصب في مصلحة المستوردين في نهاية المطاف.

2. زيادة الكفاءة والفعالية

ضعف التواصل مع الموردين يمكن أن يؤدي إلى حدوث مشكلات كثيرة، من هنا تأتي أهمية العلاقات مع الموردين لكي يكون هناك تجنب لحدوث خلل قد ينشأ نتيجة لضعف التواصل، ما يعني صورة غير واضحة لدى المنتجين، فتتطور العلاقة معهم لضمان الاتفاقيات التجارية، وجودة البضائع، ما يسمح لبناء جسر من الثقة المتينة بين الأطراف المعنية، وهذا بدوره سيصب في مصلحة العملية التجارية ككل، ويؤدي إلى سلاسة في التوريد، والاستعداد لتجاوز العوائق، إن وجدت بسرعة أكبر، وكل هذا سيؤدي إلى زيادة الكفاءة والفعالية في الإنتاج والعملية التجارية بشكل عام.

3. التحسين المستمر لكلا الطرفين

عندما يكون هناك علاقات مبنية بشكل وثيق مع الموردين فإن هذا بدوره سيؤدي إلى زيادة في المتابعة والاهتمام من قبل جميع الأطراف لما يصب في مصلحة العملية التجارية وعقد صفقات التوريد، كما إن بناء علاقة متبادلة من حيث المنافع بين شركات التصنيع والموردين سيفتح الآفاق لتدفق الأفكار التي من شأنها ضمان العملية التجارية وجودة البضائع والحصول على المنافع مع الحرص على الجودة ومطابقة المواصفات المحلية والعالمية، ما يعني رضا المستوردين وحصولهم على المنتجات المطلوبة بالشكل الأمثل من حيث الجودة والميزات وعروض الأسعار والكفالات السارية وغير ذلك. وفي سبيل ذلك يعمل فريق إدارة العلاقات على الاستعانة ببرامج حديثة تؤمن اتصالات سريعة مع كافة الأطراف، وترسل إشارات عاجلة في حال حدوث أمر ما يستدعي المتابعة، كما وتصدر تقييمات مرحلية ونهائية للعملية التجارية، لضمان التحسين المستمر لجميع الأطراف المعنية.

4. إدارة المخاطر بشكل صحيح والحماية من تقلبات الأسعار

ومن أهم مزايا إدارة العلاقات مع الموردين أنها تستعد لإيجاد حلول للمخاطر بشكل صحيح وعلى الهيئة المثلى، وتحمي البضائع أو المنتجات من تقلب الأسعار السريعة في الأسواق التجارية، لأن المستوردين في النهاية يهمهم التكلفة الأقل والجودة الكبيرة، من هنا تأتي الأهمية لإدارة العلاقات مع الموردين في تحديد الأسعار وثباتها وضمان التسليم بناء على الاتفاق المعقود بين الطرفين، سواء أكان العق قريب أو متوسط أو طويل الأجل، وبغض النظر عما يجري في الأسواق من مضاربات واختلاف في سلاسل التوريد والعرض والطلب الذي يؤدي إلى تقلبات الأسعار.

كيف تتم إدارة العلاقات مع الموردين بكفاءة وفعالية؟

تتم إدارة العلاقات مع الموردين بكفاءة عالية وفعالية كبيرة من خلال عدة نقاط أساسية، نذكر من أهمها:

تجزئة الموردين

من الأهمية أن يقسم الخبير الموردين إلى مجموعات متعددة، كالموردين الاستراتيجيين والمساعدين لهم والمدققين للعمل وغير ذلك، وسيتعين بعد ذلك إدارة كل مجموعة من تلك المجموعات بشكل مختلف عن الأخرى، ما سيتطلب نهجاً خاصاً ومميزاً وموارد جاهزة ومتوفرة. وعلى الخبير أن يحرص على المورد الذي سيشكل أكبر إضافة للعملية التجارية، والذي سيرفد الشركة بكل ما له قيمة مادية أو معنوية، وهذه هي مجموعة الموردين الاستراتيجيين، والتي سيتعين بذل الوقت والجهد والمال معها أكثر من غيرها، وذلك لأهميتهم في تقديم الابتكارات والمساعدة في كل ما له علاقة في إتمام الصفقات التجارية وإنجاحها.

تحديد الأهداف

إن أي جهد أو عمل لا بد أن يكون له أهدافه الخاصة التي تضمن له النجاح، وإلا فإن العملية لن تتم ولن تنجح، وبالتالي تضييع الوقت والمال والجهد، ومع ذلك فإن تلك الأهداف يجب أن يكون مخططاً لها ومدروسة بعناية قبل البدء بالمشروع وأثناءه وبعد التنفيذ، لتقييم الخطوات ومتابعتها، مع العلم أن لكل شركة أهدافاً معينة ورؤى تطمح إلى تحقيقها وهذا ما يقع على عاتق مدير العلاقات مع الموردين الذي يسعى للتخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم.

قياس أداء الموردين

من المعلوم أنه لا يمكن تحقيق الأهداف كاملة إذا لم يكن هناك متابعة أو قياس لكل خطوة مدروسة من خطوات المشاريع التجارية عامة أو المتعلقة بالاستيراد والتصدير بشكل خاص، من هنا تأتي أهمية العملية المتعلقة بقياس أداء الموردين لتحقيق الأهداف، وهذا يتم مع الموردين الأكثر أهمية وتأثيراً، وملاحظة مؤشر الأداء وما إذا كان يحقق الخطط ويسير على ما اتفق عليه أم لا، ثم تأتي خطوة تتبع المؤشرات والمقاييس مع الموردين الاستراتيجيين والمتابعين والمدققين كل على حدة، مع العلم أن الموردين الاستراتيجيين هم الأكثر أهمية في هذه المرحلة المهمة من العملية التجارية، ومتابعة خطوات تنفيذ الصفقات بين الطرفين.

ويشمل تتبع الأداء وقياسه السعي نحو إيجاد الحلول لبعض المعوقات إن وجدت، وليس فقط القياس النظري، فهناك العديد من المؤشرات التي تحدد قيمة العلاقات مع الموردين، بما في ذلك ابتكار المنتجات، وعملية التسليم، ونطاق التعاون في تلبية كافة احتياجات العملاء، كما تشمل معايير جودة الأداء والخدمة ومتابعة المسؤولية الاجتماعية لإدارة الشركات، وقدرات الابتكار، وحالة الإدارة الخاصة بالمخاطر والمعوقات.

إنشاء استراتيجية لإدارة العلاقة مع الموردين

إذا لم ينشئ الخبير المتخصص استراتيجية لإدارة العلاقات مع الموردين فإن البقاء على اتصال دائم ومتابعة تنفيذ الخطوات لن يكون بالشكل المطلوب، وإن من يحرص على التنافس مع الشركات ينبغي عليه أن يكون على علاقة دائمة ومتابعة حثيثة لكل ما هو جديد، والبحث عن حلول للمشكلات أو المعوقات التي قد تعرض له، وهذا ما يزيد من فرص النجاح، ويوفر شعوراً بالرضى من قبل العملاء، ويهيئ بيئة تنافسية قوية في السوق المحلية والعالمية. لذلك فإنه من الشفافية مع الموردين أن يكونوا متطلعين على الأهداف العامة والخطوط العريضة، ومراحل التنفيذ، ما سيؤدي إلى تقوية الثقة بين الشركة والموردين الذين سيكونون على اطلاع دائم لتفادي الأخطاء والمشكلات، وسيسعون بدورهم لتحقيق الأهداف التي تصبو إليها إدارة الشركات. وفي هذا الإطار ستلاحظ إدارات الشركات أن تلك العلاقة المبنية على استراتيجية واضحة حققت مكاسب غير متوقعة في رفد العمليات التجارية وعقد الصفقات والتفكير بحلول المعوقات التي قد تعترض سير الخطط المتفق على تنفيذها، وكلما زاد هذا التعاون زادت نسبة نجاح التجارب المشتركة، وتحسين العمل، وتوفير الجهد والمال، ما يؤدي إلى سلاسة في العمل والإنتاج والتوريد، وبالتالي تحقيق المعايير المطلوبة والتنافسية المنشودة في السوقين المحلية والعالمية.

تنفيذ الإستراتيجية

قد تمر مرحلة تنفيذ الاستراتيجية بصعوبات ومعوقات نتيجة لظروف طارئة على العمل والعلاقة مع الموردين، ولكن دون تجاوز تلك الصعوبات، والبحث عن حلول لها؛ فإن العملية التجارية ستتعرض إلى بعض الأخطاء في عقد الصفقات وتنفيذها، وهذا بدوره سيؤثر على الجودة ووقت التسليم، وبالتالي الأسعار المناسبة، والمنافسة في السوقين المحلية والعالمية. لذلك لا بد من الحرص على تنفيذ الاستراتيجيات بدقة واحترافية، سواء على صعيد العمل أو على صعيد العلاقة مع المنتجين والموردين. إن المراقبة والتتبع والتعاون مع الموردين تأخذ الأدوات الصحيحة. وقد تم تصميم برامج إدارة العلاقات مع الموردين كمحور مركزي لجميع البيانات المتعلقة بهم. ما يمكن أن يساعد في اختيار المورد المناسب، وتحليل أداء الأشخاص الذين تعمل معهم الشركات، والمساعدة في تحديد المخاطر وتحسين التعاون في التخطيط والإدارة.

وستوفر تلك البرامج الشفافية، وتسمح بمشاركة البيانات بين الشركة والمورد عند العمل على إدارة سلسلة التوريد. يمكن أن تساعد الأتمتة في عمليات إدارة الموارد البشرية اليومية، مثل المشتريات ومراقبة أداء الموردين.

كما أنه من الأهمية بمكان أن تحتوي تلك البرامج على الميزات التي تحتاجها الشركات والأطراف المعنية، وألا تكون معقدة وتتطلب الكثير من التدريب. وأن يكون الإعداد بسيطًا. وأن تكون هناك وظائف واتصالات مواجهة للموردين لتعزيز مشاركة أفضل. بالإضافة إلى أنه يجب أن تقدم ميزات إعداد التقارير، وتحليلات مفصلة لأداء الموردين للمساعدة في اتخاذ قرارات أفضل بشأن المنتجات والمشتريات وغيرها من المجالات.

وتشمل الميزات الأساسية لبرامج إدارة علاقات الموردين مراقبة وتتبع أداء الموردين، وتخزين المستندات للعقود والفواتير، وشهادة البائعين وأي وثائق امتثال أخرى لمتطلبات العمل، كما تشمل إخطارات مهمة لإبقاء الجميع على اطلاع على بيانات المورد، وأدوات التعاون، وميزات إدارة المشتريات، وإدارة مخاطر الموردين والمخزون، وإدارة الأداء المرتبطة بعلاقات العملاء، وما إلى ذلك.

الاستمرار في التحسين

لتحقيق النجاح في العلاقة مع الموردين يجب الاستمرار في التحسين، ومتابعة مؤشرات الأداء، والعمل على زيادة الجودة باستمرار، بينما تستمر علاقة العمل مع الشركاء من أجل الحفاظ على معايير الجودة والأداء وانخفاض التكاليف وزيادة ابتكار الحلول والخطط الرائدة في هذا الإطار، ومن هنا تأتي أهمية جدولة الاجتماعات المنعقدة بين الأطراف بشكل منتظم، والتركيز على الخدمة النوعية وجودة التسليم والأداء بشكل عام، كما أنه يتعين مشاركة البيانات ذات الصلة مع الموردين لتوضيح الأهداف والخطط ولتحقيق النجاح المأمول.

أهم التحديات التي تكون عائقاً أمام استمرار العلاقة مع الموردين

هناك تحديات قد تشكل عائقاً أمام استمرار العلاقة مع الموردين، ولكن من الأهمية أن يزيل خبير العلاقات تلك المعوقات والتحديات لتستمر العملية التجارية بسلاسة كما هو مخطط لها، وتتجلى بعض تلك التحديات بصعوبة التواصل مع الموردين، أو ببعد فتراتها، أو بعدم وجود منهج واضح الأهداف في تلك العلاقة، كما أن التركيز على جانب معين وإغفال الجوانب الأخرى من العملية التجارية قد يشكل عائقاً من استمرار التواصل بين الأطراف، لأنه وكما هو معلوم أن العلاقة ترتكز على جوانب متعددة وشاملة، وأنها لن تنجح ما لم تراعي الجوانب كاملة دون الاقتصار على أحدها. بالإضافة إلى أن المرونة في التعامل مطلب أساس لاستمرار العلاقة مع الموردين، بحيث يشكل تعديل الخطط حسب الظروف ركيزة أساسية للحيلولة دون قطع العلاقات المهمة بين الأطراف المعنية.

شركة تبادل بوابتك الأفضل في كل ما يخص الاستيراد من تركيا

توفِّر شركة تبادل للتجارة الدولية للمستوردين التجار الراغبين في استيراد بضائع من تركيا بالجملة فرصة الوصول إلى أهم المصنّعين والمنتجين في تركيا، حيث نقوم بتأمين احتياجاتكم من السوق التركية وفق المواصفات والشروط المطلوبة.

لأن دورنا يتمثل على أرض الواقع وفي الميدان مباشرة، فإننا نبذل قصارى جهدنا لتذليل المصاعب التي تواجهكم حول كيفية الاستيراد والشحن من تركيا، فمن خلال كادرها الخبير والمتمرس في السوق التركية تستطيع شركة تبادل تأمين كافة السلع المطلوبة للراغبين في الاستيراد من تركيا أونلاين وعبر شركتنا، بدءاً من التصنيع وحتى التسليم لكم في ميناء بلدكم. كما تساعدكم شركة تبادل في اختيار المنتجات المميزة في السوق، وتأمين عقود حصرية، وتصنيع المنتج تحت اسم تجاري خاص بكم، مع تقديم الحلول والإرشادات حول طرق الدفع في الاستيراد والتصدير، وكثير من الخدمات الأخرى التي لا غنى عنها في هذا المجال. وللإجابة عن كافة استفساراتكم، حول طريقة الاستيراد من تركيا وكل ما يتعلق بخدماتنا الرائدة في السوق التركي، يمكنكم التواصل مع فريقنا لتقديم كافة الإجابات والاستشارات والنصائح وكل أنواع الدعم اللازمة لمشروعكم.

شركة تبادل للتجارة الدولية تقدم لك حزمة متكاملة من الخدمات التجارية في تركيا من الباب إلى الباب. هذه الخدمات تشمل: الشحن من وإلى تركيا، والتعبئة والتغليف، بالإضافة إلى التخليص الجمركي. وتشكل شركة تبادل مصدراً أساسياً لعمليات الاستيراد من تركيا، وتهتم بتصدير السلع والمنتجات بأنواعها المختلفة من تركيا إلى كافة أنحاء العالم، وتتميز باحترافية عالية ومصداقية في أعمالها، فهي التي تقدم خدمات تجارية لمنتجات تركية على مستوى عال. وتبدأ هذه الخدمات من إيجاد المنتج في المصانع التركية إلى لحظة استلامها من طرف العميل، بالإضافة إلى ذلك تتواصل خدماتنا في شركة تبادل في جميع مراحل الشراء مثل توفير طرق الشحن المتنوعة للأفراد والشركات، وتقديم الدعم اللازم في ذلك.

كما أنها تقوم بدور الوساطة التجارية بشكل احترافي من خلال علاقاتها مع الموردين والمصنعين وشركات الشحن، وترتب كل ما يتعلق بالمفاوضات للحصول على أفضل الأسعار وترتيب استلام البضائع، مع الإشراف الكامل على عمليات التعبئة والتغليف والشحن الداخلي وصولاً إلى تصدير المنتج إلى البلد المستورد. بالإضافة إلى تسهيل عمليات التخليص الجمركي والشحن على يد خبراء مختصين. إلى جانب أن لديها قسماً مستقلاً لدراسات الجدوى للمشروعات الاستثمارية الخاصة بعملائها.

لمزيد من المعلومات أو الاستفسارات، تواصلوا مع المستشار والخبير في شركة تبادل للتجارة الدولية.

معلومات ومواضيع أخرى مهمة، تعرف عليها: