دليل التواصل الفعال مع الموردين

من أجل الحصول على أفضل المنتجات بأنسب الأسعار في السوق التركية، لا بد من إدارة التواصل الفعال مع الموردين، تابعوا معنا المقال التالي في تبادل، وتعرفوا على كيفية التواصل مع الموردين، وجميع التفاصيل الأخرى المترتبة عليها.

آلية وكيفية التواصل الفعال مع الموردين

من أجل تحقيق التواصل الفعال مع الموردين في عالم التجارة الدولية لا بد من معرفة بعض المعايير الأساسية المعتمدة في عمليات التوريد والتصدير، فالشركات التجارية التي تعتمد في أعمالها على توريد منتجاتها إلى خارج البلاد تعمل وفق معايير معينة في تلقي الطلبات من التجار، وتستند إلى آلية تنظم من خلالها جميع العلاقات التجارية بين الموردين والمصنعين.

لذلك ينصح خبراء التجارة الدولية في شركة تبادل على معرفة الأسس التي تبنى عليها آليات التواصل مع الموردين، ويمكن شرح هذه الأسس من خلال النقاط التالية:

المعرفة الكافية بالمنتج المطلوب من حيث الجودة والمواصفات

من الضروري لتجار الجملة قبل البدء بعملية التواصل مع الموردين تحديد البضائع المطلوبة للاستيراد من تركيا، ولا يكفي تحديد ماهية البضائع فقط للتواصل مع الموردين، بل من المهم تحديد البضائع ومستوى الجودة والمواصفات التي يجب أن تتوفر فيها بدقة متناهية، فالمعرفة الكافية بالمنتجات المطلوبة من قبل المستوردين، وتحديد مستويات الجودة فيها والمواصفات التي تتضمنها من أهم الأسس التي تبنى عليها معادلات التجارة بين المستوردين والمصدرين.

ينبغي على تجار الجملة الأخذ بعين الاعتبار وجود مستويات عديدة من الجودة للمنتجات التركية، وعادة ما يرتبط عامل الجودة بالأسعار، فهناك أنواع من السلع تباع في بعض مراكز الجملة بقيمة 100 دولار، فيما تباع السعة ذاتها في بعض المراكز الأخرى بقيمة 50 دولار، والفارق الوحيد بين الرقمين المذكورين هو عامل الجودة.

تحديد عدد من الموردين المحتملين لبدء التواصل معهم

من أساسيات التجارة الدولية هو دراسة السوق التجارية بكل متطلباتها بشكل دقيق جداً، فالمستورد يحدد نوع السلعة أولاً، ثم يحضر قائمة بأسماء الموردين الذين يعملون على تأمين هذه السلعة بالمواصفات المطلوبة والجودة اللازمة والأسعار المناسبة ثانياً.

تحضير قائمة بأسماء الموردين وعناوين مراكزهم التجارية وأرقام هواتفهم من أجل التواصل معهم يضع أمام المستورد العديد من الخيارات، فيما يتعلق بالمنتجات والأسعار والمواصفات بصورة عامة، من الممكن أيضاً الاستفادة من العروض وتخفيضات الأسعار التي يقدمها بعض الموردين.

وفقاً لنظريات التجارة الدولية فإن تحديد عدد من الموردين من أجل التواصل معهم، والدخول في تفاصيل عملية التجارة الدولية، يعطي المستوردين أريحية في التفاوض من أجل الحصول على المنتج المطلوب بالسعر المناسب والمواصفات اللازمة.

اجعل رسالتك موجزة وسهلة ومباشرة

الخطوة الثالثة في عملية التواصل الفعال مع الموردين في عملية التجارة الدولية هي البدء بالتواصل الحقيقي مع المورد، من خلال الاتصال هاتفياً أو عبر إرسال رسالة نصية عبر الواتس أب.

تجدر الإشارة إلى أن الموردين عادة ما يستقبلون عدداً كبيراً من الرسائل، ويتلقون الكثير من المكالمات الهاتفية خلال أوقات عملهم، لذلك من الضروري عند بدء خطاب التواصل مع الموردين اتباع بعض الإرشادات التي نقدمها في تبادل للتجارة الدولية للراغبين بالاستيراد من تركيا:

1. ضرورة التواصل عبر الأرقام الخاصة بالشركة، وتعريفهم بإمكانية التواصل عبر الأرقام الموضحة في الموقع الإلكتروني الخاص بشركتك.
2. إبراز القيمة التجارية التي تتضمنها الشركة والتعريف بالمنصب الذي تشغله، مثل المدير التنفيذي لشركة كذا أو رجل أعمال في مجال كذا وما شابه ذلك.
3. التعريف بطبيعة الأعمال الاستثمارية التي تتعلق بالشركة، والمنتجات التي تعمل بها، والجهات التي تتعامل معها في عملية التجارة الدولية، والسوق التي تعرض فيها البضائع.
4. طلب تفاصيل واضحة عن المنتجات المراد استيرادها.
5. معرفة الأسعار المتوفرة للمنتجات مع إمكانية التفاوض من أجل الحصول على السعر المناسب.
6. ضرورة الاختصار قدر الإمكان خلال عملية التواصل.

التفاوض أثناء التواصل

التفاوض أثناء التواصل من أجل الحصول على المنتج المطلوب والمواصفات اللازمة والسعر المناسب من ضروريات التجارة الدولية التي تتضمن أهمية كبيرة بالنسبة للمستوردين.

لا تقتصر عملية التفاوض مع الموردين في دنيا التجارة على الحصول على المنتجات بالمواصفات والأسعار المناسبة فقط، وإنما تشمل عملية التفاوض مسائل عديدة تتعلق بالتخليص الجمركي وأعمال التعبئة والتغليف وطرق الشحن المتوفرة وشروط الدفع وحقوق الملكية للبضائع.  

تلخيص ما تم التوافق عليه

بعد الاختيار الدقيق للمنتجات التي تبنى عليها عملية التجارة، وتحديد قائمة بأسماء الموردين في السوق التجارية، والتواصل المنهجي مع هؤلاء الموردين، والدخول معهم في مفاوضات على جميع التفاصيل المتعلقة بالاستيراد، يجب على المستوردين تلخيص جميع ما سبق في كلمات قليلة من أجل تجنب الوقوع في الأخطاء، وتأكيد الأرقام المذكورة حول مواصفات المنتج والأسعار المطلوبة والتفاصيل المتفق عليها حول عمليات التعبئة والتغليف والشحن.

يولي العاملون في قطاع التجارة الدولية أهمية كبيرة لهذه الخطوة في عملية الاستيراد، لأن عملية تلخيص ما تم التوافق عليه بين المستورد والمصنع تضع جميع النقاط على الحروف، فقد تكون بعض الأمور قد فهمت بشكل خاطئ بين الطرفين، ومن خلال تلخيص ما سبق ذكره تنجلي هذه الأخطاء.

كذلك من خلال عملية تخليص تفاصيل التجارة الدولية تستطيع أن تتحقق من جميع البنود وتسجليها في العقود بشكل رسمي، وبهذه الصورة يحافظ الطرفان على حقوقهما المنصوص عليها في قوانين التجارة في البلدين المصدر والمستورد.

من خلال عملية تلخيص المعلومات الواردة في عملية التجارة الدولية يتم توضيح وتفصيل كل النقاط المتفق عليها بين الطرفان، وتعد بمثابة مرجع أساسي يستند عليه طرفا التجارة الدولية في حال حدوث خلاف في المستقبل.  

مقارنة عروض الأسعار واختيار المورد الأمثل

بعد القيام بالتواصل الفعال مع الموردين في عملية التجارة الدولية، والدخول في مفاوضات من أجل الحصول على السعر الأفضل للمنتج الأجود، يجب على المستوردين مقارنة عروض الأسعار المقدمة، واختيار المورد الأمثل من أجل إعادة التواصل معه.

لكن ننوه في شركة تبادل على نقطة مهمة في هذه الخطوة، وهي أنه في عملية مقارنة الأسعار يجب ربط السعر بالجودة كما ذكرنا ذلك سابقاً في هذا المقال، فالأسعار ترتبط ارتباطاً وثيقاً بالجودة المقدمة للمنتجات، لذلك من غير المنطقي الانجرار والتهافت على الأسعار الرخيصة، وعدم الانتباه إلى مواصفات المنتج، ودرجات الجودة المقدمة فيه.

إنشاء العقود الأولية

بعد دراسة العروض المقدمة من قبل الموردين في عملية التجارة الدولية، ومعرفة الأسعار المطروحة، واختيار المورد الأمثل من أجل التعامل معه تجارياً، تأتي الخطوة الأكثر أهمية في عالم المال والأعمال، خطوة إنشاء العقود.

كتابة العقود بين الموردين والمصنعين بمثابة صك أمان لكل طرف في عملية الاستيراد والتصدير، فالعقود الموقعة بين الطرفين هي الإطار القانوني الذي يعطي كل ذي حق حقه، توضح فيه كل تفاصيل المنتج من الألف إلى الياء، تذكر فيه طرق الشحن وآليات التعبئة والتغليف، فهو العقد الذي يتضمن كل دقائق عمليات الاستيراد والتصدير بين الجهات التجارية.

ينبغي أن تتضمن العقود المبرمة بين المستورد والمصدر الأختام الرسمية، وتوقع بحضور محام معتمد، ويفضل الاستعانة بمترجم محلف عند توقيع العقود في حال كون المستورد من بلد أجنبي.

إنشاء العقود بين الأطراف التجارية تساعد على ضمان الحقوق لكلا الطرفين في نظر القانون، يضمن تثبيت الملكية للمنتجات، وتشكل المرجع الأساسي لجميع الأطراف في حال وقوع الخلافات. 

تعرف كذلك على كيفية ومهارات التفاوض مع الموردين

إرسال الدفعة الأولى حسب الاتفاق

بعد توقيع جميع العقود والاتفاق على جميع التفاصيل من الألف إلى الياء بين المستورد والمصدر، يتعين على المستوردين إرسال الدفعة الأولى من المبلغ المترتب على ثمن المنتجات، حسب الاتفاق المبرم بين الطرفين.

من المهم أن تجرى عمليات الإرسال وتحويل الأموال من المستورد إلى المصدر عبر البنوك الرسمية، بالاعتماد على الحوالات البنكية في جميع مراحل التجارة الدولية، لأن هذه الحوالات تشكل أوراق رسمية في نظر القانون، وهي الوثيقة الأساسية التي تثبت صحة المدفوعات.

شركة تبادل تنوب عنك في التفاوض مع الموردين واختيار الأفضل

شركة تبادل للتجارة الدولية بما تمتلكه من خبرات كبيرة في السوق التجارية التركية، وبما تتضمنه من كوادر بشرية مؤهلة في تسيير أعمال التجارة الدولية، تنوب عنك في اختيار المورد الأمثل، والتفاوض على السعر الأنسب للمنتجات المراد استيرادها.

تتعامل تبادل للاستيراد والتصدير مع أفضل المصنعين للبضائع التركية، وتدخل في مفاوضات من أجل الحصول على أجود السلع بأنسب الأسعار المتوفرة، تشرف على جميع أعمال التعبئة والتغليف، بالشكل الذي يضمن السلامة التامة للمنتجات، نتولى تخليص البضائع من الجمارك، نختار أفضل الطرق من أجل الوصول الآمن والسريع للمنتجات إلى البلد المستورد.

معلومات ومقالات مشابهة، تعرف عليها:

• ما هي عقود الإستيراد؟
• ما هي الفاتورة التجارية؟
• ما هي أنواع الدفع في التجارة الدولية؟

تحرير: تبادل للتجارة الدولية©